Notionのススメ
半年前くらいに機能の多さに惚れて、Dropbox PaperからNotionに移行しました。なかでもNotionの推しであるデータベースとメモを結びつける管理がとても便利ですっかりNotionに惚れ込んでしまいました。今回はそのNotionのデータベースの使い方について紹介していきたいと思います。
Notion とは
メモやドキュメント管理からタスク、プロジェクトの管理まであらゆるものを集約して管理できるアプリケーションです。このNotionの強みは何と言ってもデータベースの機能で、作成日やステータスに限らず様々なデータを合わせて保存することができます。
Notionのデータベース とは
エクセルの表のように作成日やステータスなど様々な情報について保存しておくことができ、それに加えてその一行ごとにページを関連づけることができます。また、このデータの表示方法は表形式に限らず、リスト形式やボード形式あるいはギャラリーのようにも表示ができます。 この一行ごとにページを関連づける機能がとても秀逸で、これによって欲しいページが探しやすくなり利便性を上げているように思います。
わたしのNotionの使い方
まず、データベースの旨みを生かすためにプロジェクトごとにそれぞれデータベースを作るのではなく、全て同じデータベースでステータスにプロジェクトを入力するという管理方法がオススメです。Notionではデータベースに複数の表示方法を定義でき、それらについてソートやフィルター情報を保存しておくことができるため、表示方法を変えることでプロジェクトを絞り込んだリストを表示したり、プロジェクトに関わらず最近編集したページを表示したりできます。この表示方法の定義によりむしろ一緒くたにした方が自由度が高い表示ができるというわけです。
今回はこれまで試行錯誤してきて最終形態になったと感じている、議事録とタスクの管理について紹介していきたいと思います。
議事録を管理
先ほど述べたように議事録は一緒くたに管理しています。データ項目にプロジェクト、作成日、変更日という項目を作り、プロジェクトでも日付でも絞り込みができるようにもしています。表示方法はリスト形式もいいですが、意外と気に入っているのがギャラリー表示です。ギャラリー表示だとページの上部が表示されるので、ページの上部に概要を書いておけば議事録をざっと見回すことができます。
タスクを管理
例のごとくタスクも一緒くたに管理しています。データ項目にはプロジェクト、作成日、変更日の他に、ステータス、締め切り日、議事録とのリレーション、子タスクも作れるようにタスク自身とのリレーションを作っています。
まずこのタスク管理の素晴らしいところは何よりもタスクとメモを同時に管理できるところです。タスクを探し出すことができればメモを参照することができるのです。タスク名がわかればタスク名で検索できますし、日付による検索も可能です。データを自由につけることができるため、様々な角度から検索ができ検索が捗ります。
またこのリレーションという機能、関連するドキュメントを結びつけることができるため、記憶を辿るのにとても便利になっています。MTGでの仕様変更時にタスクとの関連付けを行なっておけば、タスクを行う際に見返しやすくなります。
子タスクの関連付けには見積もりに使っています。それぞれの子タスクで見積もりをすれば、rollupという機能で親タスクで総見積もりがわかるようになっています。Notionならデータの集計もできるというわけです！
まとめ
今回はNotionのデータベースの使い方について紹介しました。Notionがドキュメントを管理する一つの候補になれば良いなと思います。
